Die Organisation eines Events, sei es ein Firmenjubiläum, eine Produktpräsentation oder eine andere Veranstaltung, ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die weit über das bloße Zusammenstellen von Programmpunkten hinausgeht. Der gesamte Prozess erfordert nicht nur Kreativität, sondern auch strategisches Denken, präzises Projektmanagement und eine immense Detailtreue. Hier erfahren Sie, wie viel Arbeit tatsächlich hinter einem professionell organisierten Event steckt und warum es sich lohnt, einen erfahrenen Eventmanager zu engagieren.
Der Aufwand hinter der Eventorganisation
Eine Veranstaltung erfolgreich zu planen und durchzuführen, bedeutet, dass an zahllose Details gedacht werden muss. Von der ersten Idee bis zur Abwicklung nach dem Event durchläuft ein Eventmanager zahlreiche Schritte, die jeweils Zeit, Ressourcen und Expertise erfordern:
Konzepterstellung und Planung
- Zeitaufwand: 15-20 Stunden Jede Veranstaltung beginnt mit einer klaren Konzeptentwicklung. Gemeinsam mit dem Kunden werden Ziele definiert, das Budget abgestimmt und ein grober Ablaufplan erstellt. Aufgaben:
- Zielgruppe und Botschaft des Events festlegen
- Kreative Ideen und ein Rahmenkonzept entwickeln
- Budgetplanung und Kostenschätzung
Location-Suche und Buchung
- Zeitaufwand: 10-15 Stunden
Die Wahl der richtigen Location ist entscheidend für den Erfolg des Events. Neben der Kapazität müssen auch technische Anforderungen, Zugänglichkeit und Verfügbarkeit berücksichtigt werden.
Dienstleister- und Partnerkoordination
- Zeitaufwand: 20-30 Stunden
Die Zusammenarbeit mit Catering-Anbietern, Technikfirmen, Dekorateuren und anderen Partnern erfordert intensive Recherche, Verhandlungen und Abstimmungen. Hierbei müssen Angebote eingeholt, verglichen und Verträge finalisiert werden.
Programmgestaltung und Ablaufplanung
- Zeitaufwand: 15-20 Stunden
Ein stimmiger Ablaufplan sorgt für einen reibungslosen Eventverlauf. Dies umfasst die Organisation von Rednern, Künstlern oder Moderatoren sowie die Integration von Highlights wie Musik oder interaktiven Elementen.
Marketing und Einladungsmanagement
- Zeitaufwand: 10-15 Stunden
Um die Teilnehmerzahl zu maximieren und das Event bekannt zu machen, sind digitale und analoge Marketingmaßnahmen unerlässlich. Dazu gehören die Erstellung und der Versand von Einladungen, Social-Media-Kampagnen oder die Gestaltung von Werbematerial.
Technische Planung und Logistik
- Zeitaufwand: 15-25 Stunden
Licht, Ton, Bühnenbau oder Präsentationstechnik – die technische Umsetzung muss bis ins Detail abgestimmt sein. Ebenso wichtig ist die Logistik, von der Anlieferung von Materialien bis hin zur Teilnehmerregistrierung.
Eventdurchführung und Betreuung vor Ort
- Zeitaufwand: 10-15 Stunden (Tag des Events)
Am Veranstaltungstag selbst steht der Eventmanager von früh bis spät bereit, um sicherzustellen, dass alle Programmpunkte reibungslos ablaufen. Er ist Ansprechpartner für Dienstleister, Gäste und das Organisationsteam.
Nachbereitung und Evaluierung
- Zeitaufwand: 5-10 Stunden
Nach dem Event ist vor dem Event. Die Nachbereitung umfasst das Feedback der Teilnehmer, die Abrechnung mit Dienstleistern sowie die Erfolgsmessung anhand der definierten Ziele.
Der Zeitaufwand – Ein Blick hinter die Kulissen
Insgesamt investiert ein Eventmanager für ein Firmenjubiläum mit etwa 300 Teilnehmern leicht 100-150 Arbeitsstunden. Dieser Aufwand verteilt sich auf mehrere Wochen oder Monate, je nach Komplexität und Umfang der Veranstaltung.
Die Mindestkosten für ein Firmenjubiläum mit 300 Teilnehmern
Ein professionell organisiertes Firmenjubiläum hat natürlich seinen Preis. Die Mindestkosten setzen sich aus verschiedenen Faktoren zusammen, darunter Location, Catering, Technik und Dekoration. Eine grobe Kostenschätzung könnte wie folgt aussehen:
| Position | Kosten (ca.) |
|---|---|
| Location | CHF 3.000-5.000 |
| Catering (Speisen & Getränke) | CHF 15.000-18.000 |
| Technik (Licht, Ton, Bühne) | CHF 5.000-7.000 |
| Dekoration und Branding | CHF 2.000-3.000 |
| Unterhaltung (z. B. Band) | CHF 3.000-5.000 |
| Einladungsmanagement & Marketing | CHF 1.500-2.000 |
| Gesamtkosten (Minimum) | CHF 30.000-40.000 |
Zusammenstellung aus Erfahrungswerten Region Liechentstein/Ostschweiz. Die Kosten, können je nach den individuellen Wünschen und Anforderungen variieren.
Warum ein Eventmanager die bessere Wahl ist
Viele Unternehmen unterschätzen den Aufwand hinter einer gelungenen Veranstaltung. Ein erfahrener Eventmanager bringt nicht nur die notwendige Expertise mit, sondern sorgt auch dafür, dass alle Fäden in der Hand bleiben – selbst bei unerwarteten Herausforderungen. Durch seine Erfahrung kann er Zeit und Kosten sparen, da er auf ein Netzwerk von verlässlichen Partnern zugreifen und die Planung effizient umsetzen kann.
Fazit: Ihr Event verdient Professionalität
Die Organisation eines Events erfordert viel mehr als ein paar Telefonate oder einfache Planungen. Es ist ein komplexer Prozess, der Expertise, Zeit und Präzision erfordert. Wenn Sie ein unvergessliches Firmenjubiläum oder eine andere Veranstaltung planen, ist die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Eventmanager eine Investition, die sich auszahlt.
Kontaktieren Sie uns, um Ihre Vision in die Realität umzusetzen – wir machen Ihr Event zu einem Erlebnis, das begeistert!
